23 października 2025

Terminy i metody przeprowadzania inwentaryzacji – kiedy ją wykonać?

Inwentaryzacja to jedno z podstawowych działań w procesie zarządzania finansami każdej firmy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jej celem jest szczegółowe sprawdzenie stanu aktywów i pasywów, a następnie porównanie ich ze stanem zapisanym w ewidencji. Działanie to ma na celu nie tylko zapewnienie zgodności z przepisami prawa, ale także weryfikację rzetelności ksiąg rachunkowych, a także przeciwdziałanie oszustwom i kradzieżom. Ważnym elementem w przeprowadzaniu inwentaryzacji jest zarówno dobór odpowiednich metod, jak i przestrzeganie terminów, które zostały określone w przepisach prawnych. W naszym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo ustalić termin i wybrać odpowiednie metody przeprowadzania inwentaryzacji. Zapraszamy!

Co to jest inwentaryzacja?

Inwentaryzacja to proces polegający na fizycznym sprawdzeniu stanu posiadanych przez firmę zasobów, takich jak towary, materiały, środki trwałe, gotówka, papiery wartościowe oraz inne aktywa i pasywa. Celem tego działania jest upewnienie się, że dane zawarte w księgach rachunkowych odpowiadają rzeczywistości. Metody przeprowadzania inwentaryzacji mogą różnić się w zależności od charakteru przedsiębiorstwa, choć przeprowadzanie okresowej inwentaryzacji jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Proces ten stanowi fundament prawidłowego funkcjonowania systemu finansowego firmy, pomagając w utrzymaniu wiarygodności jej sprawozdań finansowych.

Metody inwentaryzacji

Wybór odpowiedniego sposobu wykonania remanentu zależy od rodzaju kontrolowanych zasobów oraz specyfiki działalności firmy. W przepisach prawa wyróżnia się trzy główne metody inwentaryzacji, stosowane w zależności od charakteru przedsiębiorstwa, jego aktywów oraz pasywów.

Spis z natury

Jedną z najbardziej popularnych metod jest spis z natury. Polega na fizycznym przeliczeniu zapasów, towarów, materiałów czy innych aktywów w firmie. Tego rodzaju inwentaryzacja najczęściej jest stosowana w przypadku zapasów, które muszą być zweryfikowane w rzeczywistości. Spis z natury pozwala na dokładne oszacowanie stanu rzeczywistego i porównanie go z zapisami księgowymi.

Uzyskanie potwierdzenia salda

Kolejną metodą jest uzyskanie potwierdzenia salda, polegającego na sprawdzeniu sald kont bankowych, należności oraz zobowiązań. W tym przypadku stosuje się procedury mające na celu potwierdzenie, czy stan zapisów na kontach odpowiada rzeczywistym kwotom posiadanym przez firmę.

Porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami

Ta metoda polega na porównaniu zapisów księgowych z dowodami potwierdzającymi dane transakcje, takie jak faktury, umowy czy inne dokumenty dotyczące operacji gospodarczych. Takim sposobem firma może zweryfikować zgodność stanu ksiąg z rzeczywistymi operacjami.

Terminy inwentaryzacji

Termin inwentaryzacji jest ściśle określony przez ustawodawcę, a jego przestrzeganie ma ważne znaczenie zarówno dla zgodności z przepisami, jak i dla prawidłowego zarządzania finansami firmy. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, podstawowym terminem dla jej przeprowadzenia jest ostatni dzień roku obrotowego. Jednak w zależności od rodzaju aktywów i pasywów, terminy te mogą się różnić.

Roczna inwentaryzacja

Inwentaryzacja roczna powinna być przeprowadzona w ostatnim dniu roku obrotowego, czyli najczęściej 31 grudnia. Dotyczy to m.in. aktywów pieniężnych, papierów wartościowych w postaci materialnej, zapasów rzeczowych składników aktywów obrotowych i finansowych przechowywanych na rachunkach bankowych, środków trwałych oraz innych zasobów, do których dostęp jest ograniczony. W tym terminie przeprowadza się również inwentaryzację należności spornych i wątpliwych.

Spis z natury w okresie 3 miesiące przed – 15 dni po zakończeniu roku

Dla materiałów, towarów czy produktów gotowych, które wymagają przeprowadzenia spisu z natury, termin przeprowadzenia inwentaryzacji może wynosić nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i musi zostać zakończony do 15 stycznia następnego roku. Dzięki tej elastyczności możliwe jest przeprowadzenie inwentaryzacji w czasie, który jest najdogodniejszy dla firmy.

Inwentaryzacja co 2 lata

Inwentaryzacja przeprowadzana co dwa lata dotyczy zapasów materiałów i towarów w strzeżonych składowiskach, prowadzących ewidencję ilościowo-wartościową. Tego rodzaju remanent ma na celu weryfikację zgodności ewidencji z rzeczywistym stanem rzeczy.

Inwentaryzacja co 4 lata

W przypadku nieruchomości, środków trwałych, inwestycji w nieruchomości oraz maszyn i urządzeń w budowie, inwentaryzacja powinna być przeprowadzana co cztery lata. Ten termin jest wymagany dla określenia wartości aktywów, które mogą się zmieniać w czasie, zwłaszcza w kontekście ich amortyzacji i ewentualnych modernizacji.

Inwentaryzacja roczna dla szczególnych składników

Szczególnym przypadkiem jest roczna inwentaryzacja dla określonych składników, takich jak zapasy drewna w jednostkach leśnych, towary w obrocie detalicznym objęte ewidencją wartościową. Dla tych składników wymagane jest coroczne przeprowadzanie inwentaryzacji, aby zapewnić pełną zgodność z dokumentacją.

Obowiązki i odpowiedzialność za inwentaryzację

Za przeprowadzenie inwentaryzacji i jej prawidłową realizację odpowiada kierownik jednostki, prezes, właściciel firmy lub dyrektor. Obowiązki z nią związane obejmują wydanie pisemnego zarządzenia o jej przeprowadzeniu, zapewnienie udziału pracowników bądź firm zewnętrznych oraz umożliwienie biegłemu rewidentowi udziału w spisie, jeśli jednostka podlega obowiązkowemu badaniu sprawozdań finansowych. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność karno-skarbową w przypadku zaniedbań, takich jak brak przeprowadzenia inwentaryzacji lub sfałszowanie dokumentacji.

Prawidłowe wykonanie inwentaryzacji

Inwentaryzacja jest niezbędnym procesem dla każdej firmy, mającym na celu weryfikację stanu aktywów i pasywów w odniesieniu do zapisów księgowych. Zgodność z przepisami, terminowość oraz odpowiednia metoda jej przeprowadzenia mają ważne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Przestrzeganie terminów i odpowiedzialność za jej przebieg to obowiązki, które spoczywają na kierownikach jednostek.