Inwentaryzacja w firmie jednoosobowej – czy jest wymagana?
Jednoosobowa działalność gospodarcza nie zwalnia z obowiązków księgowych, mimo że wiele procedur w jej przypadku jest uproszczonych. Prowadzenie biznesu w pojedynkę często błędnie utożsamiane jest z brakiem formalności – tymczasem przepisy jasno regulują konieczność przeprowadzania spisu z natury. Inwentaryzacja w firmie jednoosobowej jest konieczna, jak wynika to z przepisów podatkowych i rachunkowych, a jej pominięcie może skutkować błędami w rozliczeniach oraz ryzykiem sankcji podczas kontroli.
Kiedy remanent jest konieczny, czego dotyczy i w jakiej formie należy go wykonać? Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź najważniejsze informacje.
Co to jest spis z natury?
Spis z natury – znany również jako remanent czy inwentaryzacja – to proces polegający na fizycznym ustaleniu ilości i wartości składników majątku znajdujących się w firmie. Głównym celem inwentaryzacji jest porównanie danych rzeczywistych ze stanem wykazanym w aktach księgowych. Pozwala ujawnić różnice ilościowe i wartościowe – w tym braki, nadwyżki lub uszkodzenia składników majątku. Prawidłowo przeprowadzony umożliwia także poprawne ustalenie podstawy opodatkowania, czyli dochodu, od którego wyliczany jest podatek dochodowy.
Obowiązek sporządzenia spisu z natury został uregulowany w kilku aktach prawnych. Najważniejszą podstawą jest ustawa o rachunkowości, a dla przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów – § 27 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku. Z zapisów tych jasno wynika, że inwentaryzacja nie jest uznaniowa ani dobrowolna lecz stanowi konieczny element prowadzenia dokumentacji księgowej.
Czy trzeba przeprowadzać inwentaryzację w firmie jednoosobowej?
Tak – inwentaryzacja w jednoosobowej działalności gospodarczej jest obowiązkowa w każdej firmie, która prowadzi księgę przychodów i rozchodów oraz rozlicza się na zasadach ogólnych czy podatkiem liniowym.
Zwolnione z przeprowadzania inwentaryzacji są jedynie te jednoosobowe działalności gospodarcze opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Przedsiębiorcy korzystający z tej formy rozliczenia nie wykazują kosztów, dlatego spis z natury nie ma wpływu na ustalanie podstawy opodatkowania. Warto jednak zaznaczyć, że wyjątek ten nie dotyczy likwidacji działalności – w takim przypadku powinność sporządzenia remanentu powraca, niezależnie od stosowanego modelu opodatkowania.
W skrócie: jeśli firma prowadzi księgę przychodów i rozchodów oraz nie korzysta z ryczałtu, to wykonuje się inwentaryzację na koniec roku lub w innych ustawowo przewidzianych sytuacjach.
Co obejmuje inwentaryzacja w jednoosobowej działalności gospodarczej?
Zakres spisu powinien obejmować wszystkie składniki majątku znajdujące się w posiadaniu przedsiębiorstwa na dzień inwentaryzacji. To, co dokładnie podlega remanentowi, zależy od rodzaju prowadzonej działalności, ale zgodnie z przepisami obejmuje:
- towary handlowe – przeznaczone do odsprzedaży,
- materiały i surowce (podstawowe i pomocnicze),
- wyroby gotowe oraz półfabrykaty,
- produkcję w toku,
- odpady poprodukcyjne i braki magazynowe,
- środki trwałe wykorzystywane w działalności,
- wartości niematerialne i prawne (np. licencje, know-how).
W firmach handlowych największy nacisk kładzie się na stany magazynowe – w usługowych zakres bywa ograniczony, ale obowiązek sporządzenia dokumentacji nadal pozostaje. Trzeba podkreślić, że nawet niewielkie ilości materiałów (np. zużywane okazjonalnie w ramach świadczonych usług) powinny zostać ujęte w spisie.
Remanent zerowy a działalność jednoosobowa
W sytuacji, gdy firma nie posiada fizycznych zapasów ani majątku trwałego, sporządza się tzw. remanent zerowy. Procedura jest identyczna ze standardowym spisem – należy jedynie w pozycji dotyczącej wartości składników majątku wpisać „0”.
Taki dokument ma pełną wartość formalną i powinien być przechowywany przez wymagany okres, identycznie jak w przypadku remanentu zawierającego wartości dodatnie. Urząd skarbowy, w razie kontroli, może zażądać jego okazania – nawet jeśli jego treść ogranicza się do stwierdzenia braku majątku.
Terminy inwentaryzacji w firmie jednoosobowej
Inwentaryzacja w firmie jednoosobowej powinna być wykonana w określonych momentach prowadzenia działalności – najczęściej na zakończenie roku podatkowego, ale nie tylko. Do najważniejszych terminów zalicza się dzień rozpoczęcia działalności (jeżeli działalność została założona w trakcie roku), dzień 1 stycznia (dla kontynuujących działalność), a także dzień likwidacji działalności. Obowiązek ten pojawia się również w sytuacji, gdy przedsiębiorca traci prawo do opodatkowania w formie ryczałtu i przechodzi na inne zasady – niezależnie od tego, w jakim momencie roku to następuje.
W każdym z wymienionych przypadków należy sporządzić dokumentację inwentaryzacyjną, która będzie miała wpływ na dalsze rozliczenia podatkowe – lub zamknięcie działalności w zgodzie z przepisami.
Dokumentowanie i przechowywanie spisu
Po przeprowadzeniu remanentu konieczne jest właściwe udokumentowanie wyników inwentaryzacji. Sporządzony spis z natury należy dołączyć do podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako jej integralny element.
Gotowe akta podlegają archiwizacji. Zgodnie z przepisami, należy je przechowywać przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, którego dotyczy. Mogą one zostać skontrolowane przez urząd skarbowy nawet kilka lat po zakończeniu działalności. Sporządzenie remanentu zgodnie z zasadami minimalizuje ryzyko błędów w rozliczeniach podatkowych oraz ewentualnych sankcji administracyjnych.
