Co to jest inwentaryzacja i jaki jest jej cel?

Inwentaryzacja to proces pozwalający na dokładne określenie stanu liczbowego zasobów i wartości majątku. Choć często kojarzy się z czasochłonnym zadaniem, jest niezbędny do prawidłowego zarządzania przedsiębiorstwem. Spis ma na celu nie tylko kontrolę zapasów, ale także zapewnienie zgodności z dokumentacją księgową oraz umożliwienie podejmowania odpowiednich działań na rzecz poprawy organizacji.

Przeczytaj poniższy wpis blogowy i dowiedz się więcej o inwentaryzacji – co to jest i po co się ją wykonuje?

Inwentaryzacja – co to właściwie jest?

Inwentaryzacja to zespół skoordynowanych czynności rachunkowych, których celem jest dokładne określenie stanu liczbowego zapasów i wartości majątku firmy. Dzięki temu procesowi przedsiębiorcy mogą na bieżąco kontrolować swoje zasoby materialne i niematerialne. To bardzo ważne dla utrzymania porządku w ewidencji księgowej oraz identyfikacji ewentualnych nieprawidłowości w stanach magazynowych.

Cele przeprowadzania inwentaryzacji

Zanim przystąpimy do przeprowadzenia inwentaryzacji, warto zastanowić się, po co się ją robi, aby zrozumieć jej rolę w zarządzaniu i kontroli finansowej. Inwentaryzacja odgrywa wiele istotnych ról. Przede wszystkim:

• Ustalenie faktycznego stanu pasywów i aktywów stanowiących majątek firmy – to podstawowy cel, pozwalający na pełny obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
• Weryfikacja zgodności stanu rzeczywistego z dokumentacją księgową – ważne jest, aby zapasy oraz inne aktywa zgadzały się z zapisami w księgach.
• Wykrycie ewentualnych rozbieżności między stanem faktycznym a księgami ewidencyjnymi – dzięki inwentaryzacji można zidentyfikować błędy, które mogą prowadzić do strat finansowych.
• Identyfikacja i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych – w przypadku stwierdzenia niezgodności ważne jest, aby je wyjaśnić i podjąć odpowiednie działania korygujące.
• Ocena przydatności i jakości poszczególnych aktywów – inwentaryzacja pozwala na ocenę, jakie faktycznie są użyteczne, a które wymagają wymiany lub likwidacji.
• Aktualizacja dokumentacji księgowej – po przeprowadzeniu inwentaryzacji dokumentacja księgowa powinna być zaktualizowana, aby odzwierciedlała rzeczywisty stan magazynów.
• Uzyskanie pełnego obrazu sytuacji majątkowej firmy – dzięki inwentaryzacji przedsiębiorca widzi pełny obraz swoich zasobów, co pomaga w podejmowaniu decyzji finansowych.
• Wdrożenie działań na rzecz lepszego zarządzania – inwentaryzacja dostarcza niezbędnych informacji do usprawnienia procesów zarządzania i optymalizacji kosztów.
• Wypełnienie obowiązku ustawowego – w wielu przypadkach przeprowadzenie inwentaryzacji jest wymagane przez przepisy prawne, np. ustawę o rachunkowości.

Inwentaryzacja – na czym polega?

Chcąc przeprowadzić inwentaryzację trzeba się zastanowić na czym polega i zaplanować ją krok po kroku. Proces można podzielić na kilka podstawowych etapów. Pierwszym z nich jest opracowanie planu, przeprowadzenie szkoleń dla pracowników oraz przygotowanie niezbędnych narzędzi i dokumentów. Kolejnym krokiem jest faktyczny spis z natury, czyli fizyczne sprawdzenie zapasów, a następnie porównanie stanu faktycznego z zapisami w ewidencji księgowej. W przypadku stwierdzenia różnic, niezbędne jest znalezienie wyjaśnienia oraz wybór odpowiedniego sposobu ich rozliczenia. Na końcu sporządzane jest sprawozdanie, które dokumentuje cały przebieg remanentu i jego wyniki.

Zasady prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji

Aby inwentaryzacja przebiegła prawidłowo, należy przestrzegać kilku podstawowych zasad:

• Zasada częstotliwości – inwentaryzację należy przeprowadzać w określonych odstępach czasu, zgodnie z wymaganiami prawnymi lub wewnętrzną polityką zakładu.
• Zasada kompletności – należy uwzględnić wszystkie zasoby, jakie znajdują się w firmie, (te w magazynie i te używane przez pracowników).
• Zasada porównywalności i dokładności – dane uzyskane podczas inwentaryzacji muszą być porównywalne z danymi z ksiąg rachunkowych i dokładne.
• Zasada jednokrotności – każdy składnik majątku powinien być uwzględniony tylko raz, aby uniknąć podwójnego liczenia.
• Zasada zamkniętych drzwi – inwentaryzację należy przeprowadzać w sposób, który zapobiega manipulacjom lub wpływowi osób trzecich na wyniki.
• Zasada niezależności – osoby przeprowadzające inwentaryzację powinny być niezależne od osób odpowiedzialnych za dany majątek, aby uniknąć konfliktu interesów.
• Zasada terminowości – proces inwentaryzacji powinien być przeprowadzony w określonym czasie, aby dane były aktualne i wiarygodne.
• Zasada uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej – osoba odpowiedzialna za mienie powinna uczestniczyć w inwentaryzacji, aby zapewnić prawidłowość całego procesu.

Kto musi przeprowadzać inwentaryzację?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, inwentaryzację musi przeprowadzać każde przedsiębiorstwo prowadzące księgę rozchodów i przychodów oraz rozliczające się na zasadach ogólnych lub podatku liniowego.

Inwentaryzacja to nie tylko obowiązek prawny, ale również ważny element zarządzania. Regularne przeprowadzanie jej pozwala na kontrolowanie zasobów, wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości i podejmowanie działań mających na celu optymalizację zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa. Dzięki niej firma zyskuje pewność, że jej ewidencja jest zgodna ze stanem faktycznym, co przekłada się na poprawę efektywności i bezpieczeństwa finansowego.