Inwentaryzacja – jakie są jej rodzaje?
Inwentaryzacja to zbiór skoordynowanych działań rachunkowych, mających na celu dokładne ustalenie stanu magazynów i wartości majątku firmy. Inwentaryzacja okolicznościowa jest jednym z typów, który przeprowadza się w sytuacjach wyjątkowych, takich jak zmiany personalne czy podejrzenie kradzieży. Takie działania pomagają w utrzymaniu porządku w ewidencji oraz umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji finansowych, zapewniając zgodność magazynów i rezerw z zapisami w dokumentacji księgowej. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej o rodzajach i specyfikacji metod remanentu.
Inwentaryzacja – co to jest i jakie działania obejmuje ten proces?
Proces ten składa się z kilku kroków, w tym z dokładnego spisania stanu zapasów, porównania go z zapisami w księgach rachunkowych oraz ewentualnego wyjaśnienia różnic. Przedsiębiorstwa wykorzystują różne metody, które pozwalają na bieżąco monitorować zapasy i unikać błędów w dokumentacji. Inwentaryzacja ma także na celu kontrolowanie rotacji dóbr oraz identyfikację ewentualnych strat.
Rodzaje inwentaryzacji
W zależności od charakterystyki działalności przedsiębiorstwa, dostępnych zasobów oraz wymagań prawnych, remanent może przyjmować różne formy.
Inwentaryzacja roczna
Inwentaryzacja roczna jest jednym z najczęściej stosowanych typów. Przeprowadza się ją zwykle na koniec okresu rozrachunkowego, najczęściej w grudniu. Jest to forma obowiązkowa, mająca na celu zamknięcie roku finansowego firmy i porównanie zapisów księgowych z rzeczywistym stanem zasobów. Coroczny remanent jest narzucony ustawowo i powinien zostać przeprowadzony do końca roku obrotowego. Jest najczęściej stosowany, ponieważ pozwala na zebranie kompleksowych danych na temat stanu majątku firmy w danym okresie.
Inwentaryzacja ciągła
Inwentaryzacja ciągła polega na stałym monitorowaniu zapasów w stanie rzeczywistym. Umożliwia dokonywanie regularnych aktualizacji w ewidencji. Odbywa się zgodnie z ustalonym harmonogramem i może być realizowana za pomocą zaawansowanego oprogramowania WMS (Warehouse Management System), które automatycznie rejestruje zmiany. Jest to popularna metoda stosowana w dużych firmach, gdzie rotacja zapasów jest wysoka, a liczba zamówień znacząca. Dzięki niej przedsiębiorstwa mogą reagować na bieżąco i unikać nieprzewidzianych braków lub nadmiarów towarów.
Inwentaryzacja cykliczna
Inwentaryzacja cykliczna jest przeprowadzana w stałych odstępach czasu, na przykład co kwartał. Nie wymaga corocznego sprawdzania wszystkich zasobów, ale odbywa się regularnie, w określonych okresach, zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem. Dzięki temu firma ma możliwość kontrolowania zapasów na bieżąco, co pozwala na szybsze reagowanie na zmiany w zapotrzebowaniu na towary i usługi.
Inwentaryzacja częściowa
Inwentaryzacja częściowa dotyczy określonej grupy towarów. Zamiast przeprowadzać spis całego majątku firmy, skupia się ona na wybranych częściach, na przykład na najczęściej sprzedawanych produktach i towarach wymagających szczególnej kontroli. Przeprowadzana jest w określonych terminach i ma na celu utrzymanie stałego poziomu towarów. Jest to szczególnie pomocne w firmach zajmujących się handlem detalicznym lub produkcją, gdzie monitorowanie określonych grup towarów jest najważniejszą kwestią dla zapewnienia płynności operacji.
Inwentaryzacja doraźna (okolicznościowa)
Inwentaryzacja doraźna, znana także jako okolicznościowa, jest przeprowadzana w wyjątkowych okolicznościach. Często jest wynikiem zmiany personalnej w firmie, ale czasami jest konieczna w przypadku podejrzenia kradzieży czy włamania. Może odbywać się na wezwanie organów ścigania i w odpowiedzi na sytuacje awaryjne, które wymagają natychmiastowej weryfikacji zasobów firmy. Inwentaryzacja okolicznościowa ma na celu szybkie ustalenie stanu magazynów i zabezpieczenie majątku przedsiębiorstwa w sytuacjach kryzysowych.
Jaką metodę inwentaryzacji wybrać dla firmy?
Wybór odpowiedniej metody zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, rotacja asortymentu oraz budżet przeznaczony na ten cel. Dla małych i średnich firm mających ograniczoną liczbę towarów oraz mniejszą liczbę zamówień, doskonałą opcją będzie metoda cykliczna. Jest mniej czasochłonna, ale pozwala na regularną kontrolę zapasów bez konieczności przeprowadzania szczegółowych spisów raz do roku.
Dla dużych firm, które posiadają szeroki asortyment i dużą rotację towarów, idealnym rozwiązaniem będzie inwentaryzacja ciągła. Dzięki systemom WMS możliwe jest śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym i zapewnienie, że firma ma zawsze aktualne dane o swoich zapasach. Ten wariant pozwala na bieżąco reagować na zmiany w zapotrzebowaniu, co jest bardzo ważne w dużych organizacjach.
Oczywiście, niezależnie od wybranej metody, każda firma musi pamiętać o inwentaryzacji rocznej, ponieważ jest ona wymagana ustawowo. Jest to obowiązkowa procedura, której celem jest zamknięcie roku obrotowego i porównanie zapisów księgowych z rzeczywistym stanem zapasów.
Czy można zmienić metodę inwentaryzacji stosowanej w firmie?
Tak, przepisy nie narzucają żadnych sztywnych wymagań co do wyboru metody. Firmy mogą swobodnie dostosowywać rodzaje do swoich potrzeb. Zmiana jest możliwa w przypadku transformacji struktury firmy, jej rozwoju lub w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby biznesowe. Ważne jest, aby wybrana metoda była zgodna z wymaganiami prawnymi i zapewniała odpowiednią kontrolę nad dobrami firmy.
Jakie korzyści niesie za sobą odpowiednia metoda inwentaryzacji?
Wybór odpowiedniej metody pozwala na lepsze zarządzanie i optymalizację kosztów. Regularna kontrola zapasów umożliwia unikanie nadmiernych strat lub niedoborów towarów, co wpływa na płynność operacyjną. Przeprowadzenie remanentu we właściwy sposób pozwala również na spełnienie wymogów prawnych, co chroni firmę przed potencjalnymi sankcjami. W końcu, odpowiednia strategia może przyczynić się do lepszej organizacji pracy i efektywności całego przedsiębiorstwa.
