Inwentaryzacja w firmie budowlanej – wszystko co musisz wiedzieć

Inwentaryzacja pełni bardzo ważną funkcję w kontrolowaniu zasobów oraz zarządzaniu majątkiem. Dla przedsiębiorstw dysponujących dużą ilością materiałów, sprzętu i narzędzi, ma to szczególne znaczenie. Inwentaryzacja w firmie budowlanej pozwala na dokładne ustalenie stanu zapasów. Jest to istotne nie tylko z perspektywy efektywnego zarządzania, ale także w kontekście obowiązków prawnych. W poniższym artykule przedstawiamy, co powinien obejmować remanent, jak go przeprowadzać oraz dlaczego jest to tak ważne.

Czy firma budowlana musi robić inwentaryzację?

Tak, zgodnie z zapisami Ustawy o rachunkowości, coroczny spis z natury musi przeprowadzić każda firma, która prowadzi KPiR, jest opodatkowana na zasadach ogólnych lub rozlicza się podatkiem liniowym. Inwentaryzacja w firmie budowlanej obejmuje m.in. materiały, sprzęt, narzędzia czy pojazdy niezbędne do realizacji projektów.

Właściwe przeprowadzenie remanentu pozwala na dokładne określenie wartości posiadanych zasobów. Dzięki temu możliwe jest także identyfikowanie ewentualnych strat, braków czy nieprawidłowości w magazynach. 

Co obejmuje inwentaryzacja w firmie budowlanej?

Inwentaryzacja w firmie budowlanej obejmuje szeroki zakres towarów niezbędnych do prowadzenia działalności. Oto najważniejsze elementy, jakie powinny zostać uwzględnione w całym procesie:

• Materiały pomocnicze i podstawowe – w tej kategorii znajdują się wszelkie materiały wykorzystywane w budownictwie, takie jak cegły, cement, stal, drewno, farby, tynki, materiały izolacyjne czy inne surowce niezbędne do realizacji projektów budowlanych.
• Towary handlowe – narzędzia, maszyny i sprzęt przeznaczone do sprzedaży czy dystrybucji, które mogą być wykorzystywane w ramach różnych projektów. Zalicza się tu także maszyny służące do wynajmu lub dalszej sprzedaży.
• Półprodukty i wyroby gotowe – dotyczy firm zajmujących się produkcją materiałów budowlanych, np. prefabrykowanych elementów budowlanych, takich jak ściany, stropy czy elementy konstrukcyjne.
• Odpady i braki – to resztki materiałów, jakie nie zostały wykorzystane w trakcie budowy, usunięte części budowlane, zużyte narzędzia, czy materiały nie nadające się do dalszego użytku.
• Usługi i roboty budowlane w toku – prace budowlane, które jeszcze nie zostały zakończone, ale są częścią działalności firmy. W przypadku budownictwa są traktowane jako wyroby własnej produkcji, więc ich wartość również powinna być uwzględniona.
• Sprzęt budowlany, narzędzia i pojazdy – w tej kategorii uwzględnia się maszyny takie jak dźwigi, wiertnice, młoty udarowe, wózki widłowe i inne urządzenia niezbędne do realizacji zleceń budowlanych.

 Jak przeprowadzać inwentaryzację w firmie budowlanej?

Aby remanent przebiegł sprawnie i bezbłędnie, należy odpowiednio się do niego przygotować. Proces ten składa się z kilku etapów:

• Przygotowanie i planowanie: Najpierw należy określić datę jego przeprowadzenia i zebrać wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak ewidencje magazynowe, faktury czy raporty. Na tym etapie warto ustalić także odpowiedzialność osób za poszczególne sektory.
• Weryfikacja zasobów: Należy przeprowadzić fizyczne sprawdzenie stanu posiadanych zapasów i porównać je z zapisami w ewidencji. W przypadku stwierdzenia różnic, trzeba je wyjaśnić i wprowadzić odpowiednie korekty.
• Wykorzystanie technologii: Współczesne firmy budowlane coraz częściej korzystają z programów do zarządzania inwentaryzacją, takich jak systemy ERP czy WMS, które pozwalają na bieżąco śledzić zasoby w firmie. Technologie te pozwalają na szybsze i dokładniejsze przeprowadzenie spisu z natury.
• Zakończenie i raportowanie: Należy opracować szczegółowy raport zawierający wszystkie wyniki remanentu. Raport ten powinien być zatwierdzony przez odpowiednie osoby w firmie, a wszelkie niezgodności powinny zostać uwzględnione w dokumentacji.

 Jakie korzyści przynosi inwentaryzacja w firmie budowlanej?

Inwentaryzacja w firmie budowlanej przynosi korzyści, które wpływają na efektywne zarządzanie materiałami i dobrami. Regularne przeprowadzanie spisu pozwala na bieżąco monitorować zapasy materiałów, sprzętu i narzędzi, a to umożliwia szybsze podejmowanie decyzji o uzupełnieniu braków czy wymianie zużytego sprzętu. Dzięki szczegółowym raportom, firma może uniknąć problemów związanych z nadmiarem lub brakiem niezbędnych towarów na placu budowy.

Inwentaryzacja pozwala także na identyfikowanie strat, takich jak uszkodzone narzędzia czy odpady budowlane. Ponadto, regularne sprawdzanie zapasów pomaga w utrzymaniu kontroli nad kosztami, ponieważ firma może dokładnie określić, ile materiałów zostało wykorzystanych, a ile pozostało. Prawidłowo przeprowadzony remanent daje także pewność, że firma spełnia wymagania prawne, co chroni ją przed potencjalnymi sankcjami ze strony urzędów skarbowych.