23 października 2025

Inwentaryzacja w sklepach – co to jest i jak ją wykonać?

Inwentaryzacja w sklepie, znana także jako remanent, to proces mający na celu dokładne określenie stanu zapasów w danym punkcie sprzedaży. Obydwie nazwy używane są zamiennie i odnoszą się do tego samego działania, stanowiącego ważny element zarządzania każdym przedsiębiorstwem handlowym. Dobrze przeprowadzona, pomaga nie tylko w utrzymaniu porządku w dokumentacji, ale także w wykrywaniu ewentualnych nieprawidłowości, takich jak kradzieże, błędy księgowe czy uszkodzenia towaru. Osoby, które chcą wziąć udział w inwentaryzacjach lub dowiedzieć się o ich przebiegu więcej, zachęcamy do zapoznania się z poniższym artykułem. Opiszemy w nim różnice pomiędzy inwentaryzacją w sklepie odzieżowym i spożywczym, oraz objaśnimy, na czym polega proces remanentu.

Co to jest i na czym polega inwentaryzacja w sklepie?

Inwentaryzacja w sklepie ma na celu porównanie rzeczywistego stanu towarów z zapisami zawartymi w dokumentacji księgowej, takimi jak faktury zakupu, raporty kasowe czy umowy. Główne zadanie tego procesu to upewnienie się, że stan faktyczny zapasów zgadza się z zapisami w dokumentach. Spis inwentaryzacyjny obejmuje wszystkie towary handlowe, wyroby gotowe, półprodukty, odpady, a także towary w drodze, czyli te, które zostały zakupione, ale jeszcze nie zostały dostarczone do sklepu. Co istotne, inwentaryzacja nie dotyczy środków trwałych i wyposażenia, takich jak meble lub urządzenia elektroniczne, np. kasy fiskalne.

Etapy inwentaryzacji w sklepie

Celem inwentaryzacji jest wykrycie ewentualnych rozbieżności, które mogą wynikać z naturalnego zużycia produktów, uszkodzeń, błędów przy wprowadzaniu danych czy też kradzieży. Pozwala to na wyeliminowanie problemów związanych z niezgodnością stanu rzeczywistego z zapisami księgowymi, a także na korektę wszelkich nieprawidłowości. Proces składa się z niżej opisanych etapów.

Przygotowanie do wykonania remanentu

Pierwszą częścią każdej inwentaryzacji w sklepie jest odpowiednie przygotowanie. Powołuje się komisję inwentaryzacyjną, wyznacza przewodniczącego oraz ustala harmonogram działań. Należy także opracować odpowiednią dokumentację, a także oznaczyć poszczególne grupy produktów, aby usprawnić sam proces liczenia. Warto również ustalić zasady kontroli wewnętrznej, np. kto będzie odpowiedzialny za sprawdzenie dokumentów po sporządzeniu spisu.

Przeprowadzenie spisu stanu faktycznego

Po odpowiednim przygotowaniu przechodzi się do właściwego liczenia towarów. Remanent może być przeprowadzony tradycyjnie, przy użyciu ręcznych arkuszy papierowych i długopisów, ale współczesne technologie oferują o wiele bardziej efektywne rozwiązania. Programy komputerowe oraz czytniki kodów kreskowych pozwalają na szybki zapis danych, co znacząco przyspiesza proces.

Porównanie ze stanem księgowym

Po zakończeniu liczenia następuje porównanie wyników z dokumentami księgowymi. Analiza raportów ma na celu identyfikację nadwyżek i niedoborów towarów. Tego rodzaju różnice mogą wynikać z błędów, kradzieży, naturalnego zużycia lub przekroczenia daty przydatności do spożycia. Wszystkie te kwestie muszą zostać dokładnie przeanalizowane, a wyniki zaktualizowane w dokumentacji.

Aktualizacja dokumentów

Jeśli wykryte zostaną jakiekolwiek niezgodności, niezbędne jest wprowadzenie poprawek do ewidencji księgowej, aby doprowadzić ją do pełnej zgodności z rzeczywistym stanem magazynowym. Jest to bardzo ważny etap, pozwalający na uregulowanie wszelkich rozbieżności i zapewniający zgodność z przepisami prawa.

Zakończenie procesu inwentaryzacji w sklepie

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należy sporządzić protokół końcowy, który podpisują członkowie komisji. Dokument ten stanowi potwierdzenie zakończenia procesu oraz podstawę do dalszych działań. Wszystkie dokumenty związane z inwentaryzacją muszą zostać odpowiednio przechowane w archiwum, a sklep musi pamiętać o przestrzeganiu terminów ustawowych, ponieważ opóźnienia mogą prowadzić do kar finansowych.

Jak wygląda inwentaryzacja w sklepie spożywczym?

Inwentaryzacja w sklepie spożywczym wiąże się z pewnymi specyficznymi wyzwaniami. Ze względu na szybką rotację produktów, krótkie terminy przydatności oraz dużą ilość asortymentu, proces ten wymaga szczególnej uwagi. Istnieje także obowiązek podatkowy związany z wyceną towarów, który opiera się na cenach zakupu lub rynkowych.

Spis towarów musi być przeprowadzony w okresie od trzech miesięcy przed końcem roku do 15 stycznia nowego roku. Każde zaniedbanie tego obowiązku może skutkować błędnym obliczeniem podatku i nałożeniem kar finansowych.

Inwentaryzacja w sklepie odzieżowym – na czym polega?

W przypadku inwentaryzacji w sklepie odzieżowym szczególną uwagę przykłada się do dokładności stanu magazynowego, ponieważ ma to bezpośredni wpływ na jakość obsługi klienta. Dobre zarządzanie zapasami odzieży pozwala na szybszą realizację zamówień, szczególnie w przypadku sprzedaży internetowej i omnichannel, gdzie sprawdzenie dostępności produktów w różnych placówkach jest ważne. Inwentaryzacja ma również duże znaczenie przy planowaniu nowych kolekcji oraz organizacji wyprzedaży, co wpływa na ogólne wyniki sprzedaży.

Jak długo trwa inwentaryzacja w sklepach?

Czas trwania inwentaryzacji w sklepach zależy od wielu czynników, takich jak wielkość lokalu, liczba zaangażowanych osób, doświadczenie pracowników oraz rodzaj asortymentu. Zwykle proces ten trwa od kilku do kilkunastu godzin. Można go przyspieszyć, zatrudniając dodatkowych pracowników lub korzystając z usług firm zajmujących się przeprowadzaniem inwentaryzacji.

Co zrobić, jeśli inwentaryzacja w sklepie się nie zgadza?

Niestety zdarza się, że wyniki inwentaryzacji nie pokrywają się z danymi księgowymi. Najczęściej chodzi o różnice w liczbie towarów, które mogą wynikać z błędów, kradzieży lub naturalnego zużycia. W takim przypadku konieczne jest ponowne liczenie towaru, zaczynając od wybranego punktu.
Warto pamiętać, że różnice wynikające z naturalnych okoliczności uznawane są za koszty, natomiast te, które są efektem błędów przedsiębiorcy, nie mogą być odliczone. W przypadku poważnych niezgodności firma może napotkać konsekwencje prawno-skarbowe, dlatego tak ważne jest, aby remanent był przeprowadzony rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi normami.

Jest to zatem proces wymagający precyzyjnego podejścia oraz skrupulatności. Odpowiednio wykonana inwentaryzacja pozwala na utrzymanie porządku w dokumentacji, a także zapobiega powstawaniu problemów związanych z niezgodnościami magazynowymi.