Jakie są najczęstsze problemy, z jakimi spotykają się pracownicy przy inwentaryzacjach?
Ustalenie rzeczywistego poziomu aktywów (trwałych i obrotowych) i pasywów (kapitałów własnych i obcych) i porównanie tych kategorii ze stanem księgowym to kluczowy element rachunkowości i prowadzenia działalności gospodarczej. Pozwala to na wykrycie różnic, błędów oraz wszelkich nieprawidłowości. Praktyka pokazuje, że pracownicy spotykają się z licznymi problemami przy inwentaryzacjach dokonywanych w organizacjach działających w poszczególnych sektorach i branżach gospodarki narodowej. Z artykułu dowiesz się jakiego rodzaju są to trudności i komplikacje? Poznasz także podstawowe zasady liczenia składników majątkowych i finansowych. Zapraszamy do lektury.
Przedmiot, zakres i zasady inwentaryzacji
W zależności od potrzeb, sytuacji, okoliczności oraz wymagań określonych w przepisach inwentaryzacja może dotyczyć środków trwałych, rozpoczętych inwestycji, wartości niematerialnych i prawnych, zapasów majątku obrotowego, środków czy papierów wartościowych.
W wielu organizacjach, w tym zwłaszcza wśród jednostek z sektora finansów publicznych przeprowadzanie spisu faktycznego stanu ilościowych i wartościowych składników majątkowych, stanowi ważny element kontroli zarządczej. Jej nadrzędnym celem jest zapewnienie wiarygodności sprawozdań finansowych i ochronę zasobów.
Procedura przeprowadzania inwentaryzacji przez oddelegowanych pracowników, jej udokumentowanie i zasady rozliczania różnic określane są przez jednostki w specjalnej instrukcji lub polityce rachunkowości. Na rzetelność prowadzonych czynności ma wpływ przestrzeganie określonych reguł, które pozwalają na uniknięcie wielu problemów i minimalizują ryzyko wystąpienia błędów. W szczególności chodzi tu o zasadę:
- terminowości – nakazującej przeprowadzanie inwentaryzacji w terminach przewidzianych przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzeń wykonawczych,
- częstotliwości – która odnosi się do zachowania liczby przeprowadzania spisów aktywów i pasywów,
- podwójnej kontroli – inwentaryzacja poszczególnych składników powinna być przeprowadzana przez co najmniej dwóch pracowników, co pozwala wyeliminować ewentualne nieprawidłowości i problem niezgodności,
- rzetelnego obrazu – jej istotą jest ustalanie rzeczywistego stanu majątku, kapitału i zobowiązań w ramach dokładnego pomiaru,
- zamkniętych drzwi – która sprowadza się do wyłączenia, na czas liczenia obrotu, aby wyeliminować problem nadwyżki lub deficytu towarów w magazynie,
- fachowości – zarówno pracownik inwentaryzacji, jak i członek komisji spisowej powinni legitymować się stosowną wiedzą, kompetencjami i doświadczeniem, które pozwalają na uniknięcie niezgodności.
Obszary, w których mogą pojawić się problemy przy inwentaryzacjach
Współczesne przedsiębiorstwa stoją przed wyzwaniem efektywnego zarządzania zapasami. Jednym z elementów prawidłowej gospodarki magazynowej jest inwentaryzacja. Niemniej jednak nawet w erze zaawansowanych technologii, pracownicy często borykają się z szeregiem problemów podczas tego kluczowego zadania.
Problemy przy inwentaryzacji mogą dotyczyć m.in. szybkiego i sprawnego przeprowadzenia spisu z natury wszystkich pozycji majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej. Obejmuje to skrupulatne zliczanie fizyczne, identyfikację oraz odpowiednie oznaczenie zasobów. Należy zadbać o minimalizację błędów pracowników, utrudnienia związane z brakiem jednoznacznej identyfikacji przedmiotów oraz ewentualne przeszkody w dostępie do niektórych obszarów czy zasobów.
Ponadto istotnym problemem stanowi prawidłowa wycena wartości spisanych składników majątkowych. Proces ten wymaga uwzględnienia aktualnych stawek, cen rynkowych, a także ewentualnych odpisów związanych z utratą wartości.
W trakcie inwentaryzacji konieczne jest porównanie danych ewidencyjnych aktywów z odpowiednimi dokumentami księgowo-rachunkowymi. To ważne dla zapewnienia zgodności pomiędzy stanem faktycznym a danymi zawartymi w dokumentacji.
Dodatkowo procesy spisowe obejmują ustalanie i wyjaśnianie przyczyn ilościowych niedoborów lub nadwyżek. Nieodzowne jest zidentyfikowanie, czy różnice wynikają z błędów w prowadzeniu dokumentacji, kradzieży, uszkodzeń czy innych czynników.
Wskazanie sposobów usunięcia nieprawidłowości stanowi kluczowy aspekt inwentaryzacji. Po wykryciu problemów konieczne jest opracowanie skutecznych strategii naprawczych oraz implementacja działań mających na celu zapobieżenie powtórnym nieprawidłowościom. Skoordynowane działania pracowników, a także osób nadzorujących, a także odpowiednie monitorowanie procesu inwentaryzacyjnego są kluczowe dla skutecznej identyfikacji i zapewnienia rzetelności operacji
Problemy pracowników przy inwentaryzacjach – co pokazuje praktyka?
Na rzetelność, wiarygodność i sprawność procesów analizowania dostępnych zasobów wpływają przede wszystkim:
- błędy pracowników – pomyłki przy ręcznym zliczaniu lub zapisywaniu danych, problemy z identyfikacją i oznaczaniem przedmiotów,
- braki w dokumentacji – nieaktualne lub niekompletne informacje w dokumentach dotyczących stanów zasobów w organizacji,
- problemy natury technicznej – utrata danych z powodu awarii systemów informatycznych, skanerów liczących, nieprawidłowości w oprogramowaniu,
- zmiany w trakcie inwentaryzacji – związane z przemieszczaniem się produktów (sprzedażą, wysyłką, dostawą), o których pracownicy nie zostali poinformowani,
- trudności w identyfikacji – przedmiotów i zmian w jednostkach miary,
- problemy organizacyjne – polegające na braku odpowiedniej koordynacji między różnymi zespołami pracowników oraz nieprecyzyjnych procedurach,
- błędy w etykietowaniu – lub nieczytelnych kodach kreskowych, co utrudnia identyfikację poszczególnych zasobów materialnych,
Niedostatecznie przeszkolony personel, brak znajomości odpowiednich procedur to kolejne komplikacje, jakie mogą wystąpić. Ważne jest, aby przewidzieć te potencjalne problemy i przygotować odpowiednie strategie zarządzania nimi, aby proces liczenia przebiegał sprawnie i skutecznie.
Podsumowując dokonywanie spisu, wymaga znajomości stosowania przez pracowników określonych zasad, procedur oraz umiejętności pracy zespołowej. Oferujemy możliwość zdobycia wiedzy teoretycznej i praktycznej w pracy przy inwentaryzacjach. Jeśli jesteś zainteresowany – zapraszamy do kontaktu (https://inwentury.pl/#jak-zaczac).
