Do czego służy inwentaryzacja okresowa?
Prowadzenie magazynu – niezależnie od jego wielkości – wymaga stałej kontroli stanów magazynowych. Jednym z najczęściej stosowanych narzędzi służących do zarządzania zapasami jest inwentaryzacja okresowa. To rozwiązanie wykorzystywane w wielu firmach, które chcą mieć kontrolę nad realnym stanem towarów, bez konieczności wdrażania zaawansowanych systemów informatycznych.
Jak działa ta metoda i czym różni się od innych form remanentu? Przeczytaj artykuł i poznaj najważniejsze informacje na temat jej zastosowania w praktyce.
Co to jest inwentaryzacja okresowa?
Inwentaryzacja okresowa to metoda weryfikacji stanów magazynowych, gdzie wszystkie pozycje towarowe liczone są ręcznie – w ustalonym wcześniej terminie, zwykle kilka razy w roku. Takie działanie ma na celu ustalenie rzeczywistej liczby towarów w magazynie na konkretny dzień, a następnie porównanie wyników ze stanami wykazanymi w ewidencji księgowej lub systemach takich jak WMS czy ERP.
Głównym celem tej metody jest wykrycie ewentualnych rozbieżności pomiędzy zapasami deklarowanymi a faktycznymi. Regularna inwentaryzacja okresowa pozwala wykrywać braki, które mogą prowadzić do opóźnień w realizacji zamówień i nadwyżki generujące zbędne koszty związane z magazynowaniem.
Aby taki remanent przebiegał sprawnie, powinien być odpowiednio zaplanowany. Najlepiej przeprowadzać go w okresach zmniejszonej liczby zamówień, ponieważ to ograniczy ryzyko przestojów operacyjnych. Termin liczenia należy ustalić wcześniej i przygotować personel magazynowy do realizacji spisu bez zakłóceń w codziennej pracy.
Zalety i wady systemu okresowej inwentaryzacji
Stosowanie inwentaryzacji okresowej ma swoje mocne strony, ale wiąże się też z ograniczeniami – zwłaszcza w kontekście organizacji pracy magazynu. Wybór tej metody powinien być przemyślany i dopasowany do struktury firmy, liczby towarów oraz częstotliwości ich rotacji. Poniżej przedstawiono główne korzyści i trudności, jakie niesie za sobą ten system.
Plusy inwentaryzacji okresowej
Jedną z największych zalet tej metody jest prostota – do jej przeprowadzenia wystarczy podstawowe wyposażenie, takie jak arkusze papierowe, długopis lub skaner. Nie ma konieczności wdrażania kosztownych systemów automatycznych.
Inwentaryzacja okresowa wymaga fizycznej obecności pracowników przy towarze, co oznacza, że każda pozycja magazynowa jest rzeczywiście sprawdzana. Pozwala to nie tylko na zliczenie stanu ilościowego, ale również ocenę jakości towarów, np. weryfikację uszkodzeń lub przeterminowania.
Dodatkową korzyścią jest możliwość porównania rzeczywistego stanu zapasów z zapisami ewidencyjnymi. Pozwala to wychwycić nieprawidłowości w systemach WMS lub ERP i skorygować błędne wpisy księgowe, zanim spowodują problemy finansowe lub logistyczne.
Ograniczenia inwentaryzacji okresowej
Głównym ograniczeniem tej metody jest jej podatność na błędy ludzkie. Liczenie ręczne w warunkach magazynowych – szczególnie przy dużej liczbie pozycji – niesie ryzyko pomyłek, błędnych zapisów i nieuwzględnienia niektórych elementów.
Inwentaryzacja okresowa bywa również czasochłonna i wymaga zaangażowania wielu pracowników jednocześnie. Aby skutecznie przeprowadzić spis, niezbędne jest często częściowe lub całkowite wstrzymanie pracy magazynu, co może wpływać na realizację bieżących zadań.
Dodatkową trudnością jest to, że dane uzyskane podczas liczenia odnoszą się wyłącznie do konkretnego dnia. Brakuje więc bieżącej informacji o stanach zapasów, a to utrudnia szybkie reagowanie na nagłe zmiany zapotrzebowania czy błędy w przyjęciach towaru.
Inwentaryzacja pełna okresowa a inne systemy kontroli zapasów
Każda firma zarządzająca zapasami wybiera taki system, który najlepiej odpowiada jej specyfice i skali działania. Inwentaryzacja pełna okresowa to tylko jedna z kilku dostępnych metod, dlatego warto przyjrzeć się, czym różni się od pozostałych i w jakich sytuacjach sprawdza się lepiej, a kiedy może nie wystarczyć.
Inwentaryzacja roczna a okresowa
Metoda roczna to jednorazowe działanie realizowane zazwyczaj pod koniec roku podatkowego. Jej głównym zadaniem jest przedstawienie rzeczywistego obrazu zapasów na potrzeby rozliczeń finansowych. Choć spełnia wymogi formalne, nie zawsze daje pełen obraz sytuacji magazynowej w ciągu roku. Opcja okresowa dostarcza dane częściej, a to zwiększa kontrolę nad gospodarką magazynową. Jednak wymaga więcej organizacji pod względem logistyki pracy i zaangażowania pracowników. To metoda bardziej wymagająca, ale dająca większą kontrolę operacyjną.
Inwentaryzacja częściowa a okresowa
W inwentaryzacji częściowej przedsiębiorstwo skupia się na kontrolowaniu wybranych grup asortymentowych – zazwyczaj tych o najwyższej rotacji lub największej wartości. Pozwala to ograniczyć zakłócenia w pracy magazynu, ponieważ nie wymaga liczenia wszystkich towarów naraz.
Główna zaleta tego systemu to jego elastyczność. W określonych odstępach czasu, np. raz dziennie lub raz w tygodniu, operatorzy kontrolują wybraną część zapasów. Dzięki temu można stale aktualizować dane magazynowe bez konieczności przerywania pracy. Wadą jest jednak to, że taki system wymaga szczegółowego planowania i może być trudny do wdrożenia w mniejszych magazynach z ograniczonym personelem.
Inwentaryzacja ciągła a okresowa
Inwentaryzacja ciągła wykorzystuje zaawansowane systemy informatyczne – najczęściej klasy WMS – do bieżącego monitorowania przepływu towarów. Każde przyjęcie, magazynowanie, kompletacja i wydanie towaru są rejestrowane w czasie rzeczywistym. Towary przypisywane są do konkretnych stref i lokalizacji, co pozwala na pełną transparentność operacyjną.
W porównaniu z metodą okresową, system ciągły oferuje znacznie wyższą aktualność danych. Umożliwia to szybsze decyzje, lepsze planowanie zakupów i eliminację pomyłek już na etapie przyjęcia lub kompletacji. Takie podejście jest szczególnie przydatne w firmach obsługujących duże wolumeny zamówień oraz szeroki asortyment.
Kiedy stosować system okresowej inwentaryzacji?
Procedura okresowa sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie nie korzysta się z zaawansowanych systemów magazynowych, a jednocześnie istnieje potrzeba zachowania kontroli nad zapasami. Najlepiej sprawdza się w małych i średnich magazynach, gdzie liczba produktów oraz rotacja towarów pozwalają na przeprowadzenie pełnego spisu w określonych odstępach czasu.
Rozwiązanie to bywa szczególnie przydatne w firmach, w których dużą rolę odgrywa sezonowość, np. w branżach ogrodniczej, tekstylnej czy szkolnej. Czas przeprowadzania remanentu można dostosować do okresów niskiej aktywności i zminimalizować przez to ryzyko przestojów.
W mniejszych przedsiębiorstwach dane z remanentu są często zapisywane ręcznie lub przy użyciu prostych narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne. Nie wymaga to inwestycji w drogie oprogramowanie, a mimo to pozwala na zachowanie podstawowej kontroli nad stanem magazynu.
Inwentaryzacja okresowa w praktyce magazynowej
Inwentaryzacja pełna okresowa może być skutecznym narzędziem kontroli zapasów, jeśli zostanie dobrze zaplanowana i przeprowadzona w odpowiednich warunkach. Jest stosunkowo tania, łatwa do wdrożenia i dostępna nawet dla najmniejszych firm, ale wymaga organizacji, zaangażowania personelu oraz świadomego planowania terminów liczenia.
Nie zastąpi systemów działających w czasie rzeczywistym, ale w wielu przypadkach okazuje się wystarczająca – zwłaszcza w firmach o ograniczonej skali działania. Dobrze wdrożony system pozwala utrzymać porządek w magazynie, zmniejszyć liczbę błędów i lepiej planować dalsze działania operacyjne.
